Escritório Contábil·Consulta
Prazo de Guarda de Documentos
Prazos mínimos de guarda de documentos fiscais, contábeis, trabalhistas e societários, com a base legal.
| Documento | Área | Prazo | Base |
|---|---|---|---|
| Livros contábeis (Diário, Razão) e documentos que os suportam | Contábil | enquanto os atos não prescreverem; na prática, no mínimo 10 anos | Código Civil arts. 1.194 e 205 |
| Demonstrações contábeis e balanços | Contábil | permanente | boa prática; Código Civil art. 1.194 |
| Notas fiscais de entrada e saída e XML | Fiscal | 5 anos contados de 1º de janeiro do ano seguinte | CTN arts. 173 e 195 |
| Declarações fiscais (DCTFWeb, EFD, ECD, ECF, DEFIS) | Fiscal | 5 anos contados de 1º de janeiro do ano seguinte (10 anos para ECD, pelo Código Civil) | CTN art. 173 |
| Guias de impostos pagos (DARF, DAS, GPS) | Fiscal | 5 anos (recomendado 10) | CTN arts. 168 e 173 |
| Folha de pagamento e recibos de salário | Pessoal | 10 anos para fins previdenciários; 5 anos para ações trabalhistas | Lei 8.212/1991, art. 32; CF art. 7º, XXIX |
| Comprovantes de recolhimento do FGTS | Pessoal | 5 anos (prescrição do FGTS após o STF, ARE 709.212) | Lei 8.036/1990 |
| Controle de ponto | Pessoal | 5 anos | CF art. 7º, XXIX |
| Contrato de trabalho e ficha de registro | Pessoal | permanente | CLT art. 41 |
| Atestado de saúde ocupacional (ASO) e prontuário médico | Pessoal | 20 anos após o desligamento | NR-7 |
| PGR (Programa de Gerenciamento de Riscos) | Pessoal | 20 anos | NR-1 |
| Registros de exposição a agentes cancerígenos | Pessoal | 40 anos | NR-15 |
| Comprovantes de salário-família e salário-maternidade | Pessoal | 10 anos | Decreto 3.048/1999 |
| Contrato social, alterações e atas | Societário | permanente | Código Civil |
| Contratos com clientes e fornecedores | Jurídico | vigência + 10 anos | Código Civil art. 205 |
| Dados pessoais de clientes e empregados | LGPD | apenas enquanto houver finalidade ou obrigação legal; depois, eliminar | LGPD art. 16 |
| Registros exigidos pela lei de lavagem de dinheiro (contadores) | Compliance | 5 anos após o encerramento da relação | Lei 9.613/1998, art. 10 |
Quando mais de uma regra se aplica, vale o prazo maior. Documentos digitais seguem os mesmos prazos.